Hoe pak je dit aan?
Het coronavirus is nu een kleine twee weken in Nederland. Iedereen werkt hard om de ziekte in te dammen. Maatregelen zijn duidelijk; was je handen, blijf in Noord-Brabant thuis als je klachten hebt, gebruik papieren tissues en nies in je elleboog. Sinds 9 maart wordt in heel Nederland het geven van handen afgeraden. De elleboog en ‘voet’ doen zijn intreden. Veel organisaties worstelen hoe contact zo veel mogelijk te voorkomen en toch ‘door’ te gaan. Werkoverleggen, trainingen en andere bijeenkomsten worden afgezegd. Juist door deze online plaats te laten vinden, vermijd je fysiek contact, maar zorg je toch dat zaken doorgaan.
Verschillende systemen
Er zijn tal van verschillende systemen beschikbaar om elkaar online te ontmoeten en samen te werken. Je kunt daarbij denken aan Skype, Zoom, Vidyo, Teams, Hangouts, Facetime en noem zo maar op. Afhankelijk van je doel is het goed om eerst na te denken welk systeem jij gaat benutten met jouw team. Doe dit vooral niet alleen, maar betrek er één of twee medewerkers bij om de juiste keuze te maken. Je kunt dit een paar keer testen om zo tot de juiste keuze te komen. Communiceer je de tool met jouw team? Zoek dan ook even een korte video-gebruiksaanwijzing online op en stuur deze mee. Zo weet iedereen voorafgaand welke tool er is gekozen en waarom je deze precies gebruikt.
Online teamoverleg
Een nadelig effect van een online overleg of training is dat mensen afhaken, of andere dingen gaan doen. Neem daarom deze tips mee als ‘leider’ of ‘online trainer’:
- Denk goed na over de opstelling van jouw laptop en camera
- Zorg voor een rustige (of inspirerende) achtergrond
- Bekijk zelf hoe jij eruitziet met de achtergrond achter je
- Ga staan als je leidt, je komt dan inspirerender over
- Het werkt soms lastig, maar kijk in de camera als je presenteert (niet in het scherm)
- Zorg dat je een kwartier voor het overleg klaarstaat
- Stimuleer mensen een kwartier voorafgaand online in te loggen (zeker de eerste keer)
- Vraag iemand anders notities te maken
- Werk om de tijd in 'subruimtes' (laat mensen in aparte online kamers verder werken)
Daarnaast is een goede voorbereiding het halve werk. Een paar zaken die jou helpen in de voorbereiding van je online werkoverleg of conference overleg:
- Stuur voorafgaand een duidelijk handleiding (in de vorm van een video) door over het gebruik van de tool
- Maak duidelijke afspraken en stem deze de eerste keer af. Denk daarbij aan het stellen van vragen en het gebruik van de mail tijdens het overleg
- Benut verschillende werkvormen om het overleg inspirerend te houden. Denk daarbij aan online kennistoetsen of filmpjes
- Richt de ruimte waar jij de online sessie doet goed in. Voorkom achtergrondgeluiden of bewegingen
- Denk goed na over wat je aantrekt. Gebruik met name effen kleding zonder prints. Deze kunnen in het beeld gek bewegen
- Benut een goede koptelefoon (zeker die met noise cancelling werken goed). Zo klinkt het geluid alsof je bij elkaar aanwezig bent
- Probeer verschillende online 'ruimtes' in te richten waar mensen in kleine groepjes verder kunnen werken
Klantgesprekken online
Het klinkt misschien gek, maar dit is de uitgelezen kans om online klantgesprekken met jouw klanten te voeren. Zeg afspraken dus niet af, maar stel je klant voor deze online te houden. Klanten waarderen jouw initiatief en je helpt zo ook nog efficiënter te werken. Wij durven er zelfs van uit te gaan dat de overleggen die jij voert nog sneller (en misschien wel beter) zullen verlopen. Stuur jouw klant voorafgaand een duidelijke bevestiging van het overleg met informatie over de tool die je gebruikt. Op deze manier voorkom je vervelende technische situaties tijdens het gesprek. Voor één-op-één online overleg kun je ook prima WhatsApp videobellen gebruiken leert de ervaring (wel even je telefoon aan de lader!).
Jouw DOOR-trainer
Jouw DOOR-trainer neemt de komende weken contact met je op om deze vernieuwde vorm van online overleg en training te bespreken. Heb je een training gepland staan deze of volgende week? Stem dan met jouw trainer af hoe hier bijvoorbeeld te werken met online training en online coaching. Zo voorkom je dat we met z'n allen stil vallen, en helpen wij samen het coronavirus in te dammen. Mooi toch?
Advies nodig?
Wil jij advies hoe je online tools in kunt zetten tijdens jouw werkoverleg of training? Neem dan contact op met een DOOR-trainer of het DOOR-Supportteam. Zij helpen je graag online verder!