Blijf bij de les!
Na al die weken, wat zeg ik, maanden thuiswerken zul je inmiddels al aardig wat eigen ervaring met online meetings hebben opgedaan. Wat je wel moet doen, maar vooral ook wat je niet moet doen. Een overvloed aan online hulpmiddelen waarmee je je team bij elkaar krijgt ligt binnen handbereik. Maar, belangrijker in deze fase is hoe jij het voor elkaar krijgt dat de gedachten van jouw team niet afdwalen. Aandacht vasthouden is een serieuze uitdaging, ik spreek uit ervaring 😉. In deze blog deel ik een aantal tips met je hoe jij de aandacht kunt vast houden tijdens zo'n online meeting.
1. Ga óók even off-topicÂ
Wanneer je net zo’n enthousiast team hebt als ik, mis je jouw collega’s en hun positieve energie vast enorm. Een online vergadering is daarom niet alleen heel praktisch, maar ook een goed moment het team weer in verbinding te brengen met elkaar. Begin daarom met een 'luchtig praatje' en laat iedereen even kort aan het woord. Vraag hoe het met ze gaat en welke gouden tips zij hebben omtrent het thuiswerken. Ervaringen delen is key voor het onderhouden van een waardevolle relatie.
Elke online meeting hangt samen met een door jou vooraf vastgesteld doel. Even 'gezellig kletsen' is daarbij een prima warming up, maar verlies de tijd niet uit het oog. Je wilt horen wat de laatste stand van zaken is, belangrijke punten bespreken en misschien zelfs wel samen knopen doorhakken. Een gespreksagenda geeft je houvast en de juiste aandachtscurve per agendapunt.
Merk je dat je de warming up van een online meeting moeilijk binnen de tijdsplanning weet te houden? Organiseer dan eens een spetterende online vrijdagmiddagborrel met jouw team! Genoeg tijd om dat 'gezellige momentje met elkaar' uitgebreid uit te voeren. Tips voor de invulling van de online vrijdagmiddagborrel lees je hier!
Â
2. Benut alle functies van de tool die je gebruikt
In Microsoft Teams, maar ook in ZOOM en andere online programma’s heb je verschillende functies tijdens een call. Deze functies maken de online meeting interactief en voegen vaak net dat beetje extra toe om iedereen enthousiast te houden. Gebruik deze functies dan ook vooral als jouw tool deze mogelijkheden heeft.
- De chatfunctie
De chatfunctie biedt de mogelijkheid om, tijdens een call, jouw feedback te geven of vragen te stellen. Zo zorg je voor interactie maar verstoor je het gesprek niet steeds. Daarnaast biedt de chatfunctie de mogelijkheid een poll te delen. Dat is altijd leuk!
- Scherm delen
Deel bijvoorbeeld de actiepunten in een dia, of deel een video. Zo ben je niet alleen maar aan het woord maar zorg je voor afwisseling in je verhaal. Als je kiest om een powerpoint te gebruiken, zorg dan dat je presentatie overzichtelijk is en dat je slides niet bomvol informatie staan. Gebruik visualisaties!
- Opnamefunctie
Niet iedereen is altijd in de gelegenheid de vergadering bij de wonen. Het is daarom verstandig de vergadering op te nemen als jouw team niet compleet is. De video kun je dan na afloop met iedereen delen.
Â
3. Zet een energizer in
Inmiddels zit je ruim een uur in een (online) meeting met je team en het einde is nog niet in zicht. Je ziet je collega’s langzaam afdwalen en je eigen gedachten weiden ook uit naar het avondeten. 'Moet ik nog langs de supermarkt of pak ik een terrasje met dit zomerse weer?' O nee! Teveel afgedwaald! Een goede energizer kan hier verandering in brengen.
Wat is een energizer ook alweer?
Een energizer is een korte opdracht die je met je team (online) kunt uitvoeren om de energie hoog te houden. Zie het al seen warming-up of opfrisser voor jezelf en je team. Een energizer moet vooral leuk zijn. Het gaat erom dat er even een moment is om samen plezier te maken.
Welke probeer jij uit?
Er zijn ontelbaar veel energizers met uiteindelijk allemaal hetzelfde doel. Degene die ik met jullie deel zijn zorgvuldig door het DOOR-team getest 😉. En zeer effectief bevonden!
Â
