Tip 1: Afspraken maken
We maken het vaak niet meer heel expliciet. We bespreken het niet. Advies is om dat wel te doen. Collega's doen bijvoorbeeld hun webcam uit en zijn dus letterlijk onzichtbaar in een meeting. ‘We horen je wel, maar we zien je niet’. Gek is dat dit soms ook nog geaccepteerd wordt. De enige valide reden is misschien een slechte internetverbinding om bandbreedte te sparen, maar anders is het gewoon niet handig. Sterker nog, het is gewoon asociaal. Als je op de zaak in een meeting zit ga je toch ook niet achter het gordijn staan? We doen dit omdat er geen afspraken zijn. Dus begin daarmee!
En wat doen we met geluid? In een groep tot 5 deelnemers waarbij van iedereen een actieve input gevraagd wordt is het prima om het geluid aan te laten staan en de microfoons niet te dempen. Het aanzetten en uitschakelen van het geluid wekt vaak vertraging op omdat we het gewoon vergeten. Herkenbaar toch, die collega die enthousiast aan het zenden is maar enkel non-verbaal haar punt maakt. De rest van je collega’s roept dan in koor: ‘microfoon aan!’. Dus tot en met vijf mensen in een actieve meeting kun je gewoon je microfoon aanhouden. Bij meer dan vijf deelnemers vraag je mensen om ‘te dempen’. Op die manier elimineer je achtergrondgeluiden, gepruttel van koffiemachines en overijverige waakhonden die de hele meeting overblaffen!
Een ander afspraak die je maakt over geluid is over het werken met koptelefoons. Voor de meeste systemen is het niet meer noodzakelijk om een koptelefoon te gebruiken. Dat was tot een paar jaar terug wel anders. Het voordeel is dat de kans op een rondzingend geluid minder groot is en dat je ook in dit geval weer achtergrondgeluid reduceert.
Waarschuw mensen wel als je een geluidsfragment of video start. Die kan er nog wel eens iets te hard doorkomen via de koptelefoon. Het laatste wat je wilt is dat mensen met trillende trommelvliezen jouw meeting uitstappen.
Maak ook afspraken over de interactie. Des te groter het team waar jij online mee vergadert hoe belangrijker dit is.
Wil je dat mensen een handje opsteken via het systeem? Wil je dat ze de chat gebruiken of stimuleer jij juist dat men gewoon inbreekt in het gesprek? Waar jij ook voor kiest, zorg dat je hier duidelijk in bent! Hoe gebruik je de chat? Hoe reageer je als een vraag wil stellen? Hoe benut je de functionaliteiten van de tool? Stel spelregels of omgangsvormen vast.
Oh, en nog een uitsmijter over videobellen. Zeker voor interne meetings! Maak de afspraak dat iedereen een eigen scherm gebruikt. Wanneer collega's met meerdere mensen in een zaal zitten en gebruik maken van één camera neemt de kwaliteit van de interactie en betrokkenheid vaak af. Door het vormen van digitale kliekjes is het voor de anderen lastig te zien wie er iets zegt, wat de communicatie vaak niet ten goede komt.
Daarnaast zie je binnen het kliekje de neiging ontstaat om ook samen tussendoor de interactie op te zoeken. Het dempen van het geluid kan dan werken, maar daardoor creëer je toch ergens een soort van sociaal vacuüm. Dus spreek af dat iedereen vanaf z’n eigen scherm inlogt. Als dat om wat voor reden dan ook niet lukt, maak dan de afspraak dat wanneer iemand uit de groep iets wil zeggen, diegene naar de camera loopt om iets te delen in beeld. Op die manier komt het geluid goed door en kun je elkaar toch even online in de ogen kijken.
