Je event van A tot Z!
Tijdens een klantevent, relatiedag of beursdeelname sta je helemaal op scherp. Samen met jouw team is voorafgaand aan het event over van alles nagedacht. Tijdens het event sta je op scherp, vanuit de gedachte ‘This is the moment!’. Maar, hoe zorg je ervoor dat je nazorgacties dezelfde verfijnde touch hebben als je draaiboek vooraf?
Waarom blijven gasten weg?
Jij bent bij het organiseren van jouw klantevent volop bezig met ‘wat vinden mijn gasten er van en waar worden mijn gasten bij van?’. Maar, vraag jij jezelf ook wel eens af waarom bepaalde gasten niet naar je event komen? Deze groep geeft je inzichten over zaken en details die je zelf misschien gemist hebt. De zestig relaties die deelnamen aan het succesvol klantevent op 17 juni gaven aan dat er 3 redenen zijn waarom gasten wegblijven van een klantevent:
- Het gemis van (persoonlijke) aandacht
- De inhoud van het event
- Het gebrek aan innovatie
Wat opvalt is dat praktische zaken zoals de dag waarop een evenement georganiseerd wordt of de gevraagde investering veel minder genoemd worden. Wellicht zit in één van bovenstaande onderwerpen een geheim ingrediënt voor de succesfactor van jouw event.
Tip van de spreker: van wie is het event?
Jij hebt gelezen waarom gasten mogelijk wegblijven van je event en jij gaat die hobbels overwinnen. That’s the spirit! Door hard te werken kan jouw event volgens de checklist een 10 scoren. Maar staat er op die checklist ook 'wie' je helpen om aan die 10, of zelfs 10+ te komen? Het verschil in de succesfactor van een klantevent zit hem vaak in de betrokkenheid van de medewerkers.
Joost van der Weijden, spreker en trainer gaf de volgende tip: ''Zorg ervoor dat jouw collega’s niet te gast zijn op hun eigen feestje. Betrek collega’s tijdens de brainstormfase en maak het tastbaar voor je collega’s door samen een hoger doel te bepalen waar je met zijn allen naartoe werkt. Is het hoger doel 'Wij zijn het meest gastvrije bedrijf van Nederland', spreek dan af wat iedere afdeling en ieder individu in de organisatie daaraan kan doen. Geef jouw collega’s een doel en zet ze in hun kracht.''
De nazorg top 10!
Deze top 10 is samengesteld door zestig event-, marketing en sales collega’s die deelnamen aan het inspiratie event 'Hoe organiseer je een succesvol klantevent?'. DOOR deelt deze punten met jou:
- Bedank je gasten voor hun komst
Geef je gast een signaal dat je blij bent dat hij/zij er was! Breng dit bijvoorbeeld tot leven in een persoonlijke videoboodschap.
- Deel de inhoud van het event, zodat je gasten kunnen nagenieten
Kies hierbij het beste instrument voor jouw doelgroep. Denk aan nieuwsartikelen, blogs, videoboodschappen en/of social media berichten.
- Deel je succes!
Je mag trots zijn op wat je bereikt hebt en dit mag je ook laten zien en horen! Denk hierbij aan een terugblik maar ook zeker aan tips of artikelen die in de toekomst bruikbaar blijven.
- Blijf in contact met je gasten
Geef hen een persoonlijk belletje na je event en maak gebruik van de feedback die gasten je geven. Dit helpt je om ambassadeurs te creëren en je event te verbeteren.
- Geef je gasten een cadeautje mee
Het meegeven van een cadeautje geeft je een extra kapstok om met je gasten in contact te blijven. Hoe persoonlijker, hoe leuker! Denk hierbij aan gepersonaliseerde Happy Socks of een Tony Chocolonely reep met een persoonlijke boodschap.
- Leer van je klantevent
Maak naast het gebruik van contact met je gasten ook gebruik van middelen zoals een enquête om je event te evalueren. Maar breng vooral ook je collega’s en leveranciers samen en maak duidelijke afspraken per persoon richting een volgend event.
- Maak intern afspraken over commerciële doelstellingen
Maak met je collega’s duidelijke afspraken over de verwachtingen rondom commerciële doelstellingen en vooral wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Enthousiasmeer je gasten over andere producten en/of diensten
Jouw gast heeft een positieve ervaring beleefd met jouw organisatie, dit is het perfecte moment om andere events, seminars, workshops en producten onder de aandacht te brengen.
- Vergeet je leveranciers niet!
Met welke leverancier heb je prettig gewerkt en bij wie kunnen er nog enkele verbeteringen plaatsvinden? Maak het bespreekbaar met elkaar zodat je er van samen kunt leren. Hierdoor bouw je een betrouwbaar netwerk aan leveranciers op.
- Nazorg op je nazorg
TIP van DOOR: Jouw event eindigt niet. Waarschijnlijk loopt het door in andere acties en mag je blijven sturen en meekijken bij de acties voortvloeiend uit jouw event.
Heb je vragen? Neem gerust contact op. Succes met de organisatie van jouw event :-)!